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Avis sur la confidentialité de Workday pour les candidats de Web2pro

Date effective : 1er juillet 2018

L'avis sur la confidentialité de Workday pour les candidats de Web2pro (l' « avis ») décrit comment Web2pro Corporation et ses succursales et filiales (« Web2pro » ou « nous ») utilisent et traitent les renseignements personnels associés au processus de recrutement de Web2pro par le biais des services Workday. La confiance que vous accordez à Web2pro et Workday est importante, c’est pour cela que nous utilisons et protégeons les renseignements que vous partagez avec nous de façon appropriée. Nous vous invitons à lire cet avisainsi que la  avant d’envoyer ou de fournir des renseignements personnels via le portail Workday des carrières chez Web2pro.

Votre consentement

En rendant vos renseignements personnels disponibles, vous confirmez et acceptez les éléments suivants:

  • Vous avez consulté cet avis et vous acceptez que Web2pro et Workday puissent traiter vos renseignements personnels conformément à celui-ci, à la législation et aux obligations contractuelles ; et
  • Vos renseignements personnels pourront être transférés et traités dans un autre pays où Web2pro, Workday et leurs fournisseurs de services sont présents, dans les limites et de la façon indiquées dans cet avis.

Sans vos renseignements personnels, Web2pro et Workday ne peuvent pas traiter votre candidature à un poste. Si vous souhaitez transmettre votre candidature à un poste d’une autre façon, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide. Si vous transmettez votre candidature d’une autre façon, vos renseignements personnels seront tout de même conservés dans les systèmes de Web2pro et Workday.

Cet avis ne fait pas partie d’un contrat de travail proposé aux candidats embauchés par Web2pro.

Renseignements personnels

Cet avis de confidentialité couvre tous les renseignements personnels que Web2pro ou Workday peuvent obtenir auprès de vous dans le cadre du processus de recrutement de Web2pro. Vous pouvez transmettre vos renseignements personnels en format électronique ou papier. En plus des renseignements personnels que nous obtenons directement de votre part, nous pouvons en obtenir de la part de tiers (ex.: recruteurs, anciens employés et autorités policières) ou à partir de votre interaction avec l’environnement Workday ou d’autres sources.

Ces renseignements personnels peuvent comprendre:

  • Votre nom et vos coordonnées, telles que le numéro de téléphone, l’adresse postale, l’adresse électronique et le nom d’utilisateur ;
  • La date de naissance, et le numéro d’assurance sociale ;
  • Les expériences professionnelles, la formation, les langues parlées et d’autres compétences ;
  • Les licences, permis et certifications professionnels ou associés au travail ;
  • Les récompenses et l’appartenance à des sociétés professionnelles ;
  • Les enregistrements audio et vidéo des entretiens ; et
  • Le contrôle des références.

Renseignements personnels sensibles

Durant le processus de recrutement, Web2pro peut traiter et transférer des renseignements personnels sensibles. Dans certaines juridictions, le consentement explicite peut être requis pour recueillir et utiliser certains renseignements personnels sensibles. Web2pro obtiendra ce consentement de la manière définie par la législation en vigueur.

Les renseignements personnels considérés comme sensibles, selon la juridiction, peuvent comprendre: les informations médicales ou sur la santé, les informations financières, la race ou l’origine ethnique, le genre ou l’orientation sexuelle, le handicap, le statut militaire, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance à un syndicat ou les condamnations criminelles. Des exceptions aux exigences de consentement explicite peuvent s’appliquer lorsque la divulgation de données sensibles est nécessaire pour que Web2pro puisse respecter ses obligations légales à l’égard de l’embauche et pour d’autres raisons permises par la législation en vigueur.

Nous préférons ne pas recevoir vos renseignements sensibles, sauf si la loi nous y oblige ou si nous en avons besoin pour respecter nos obligations contractuelles ou légales ou nos politiques internes.

Recueil et utilisation

Web2pro limite le recueil et l’utilisation de renseignements personnels aux situations où cela est pertinent et raisonnablement nécessaire, et pour effectuer des tâches légitimes nécessitant ces renseignements. Nous recueillerons et utiliserons vos renseignements personnels conformément à cet avis, à la législation en vigueur et aux obligations contractuelles dans les cas suivants:

  • Recherche et évaluation des qualifications professionnelles du candidat ;
  • Traitement des candidatures ;
  • Tenue de registres associés aux ressources humaines et au recrutement ;
  • Analyse du processus et de l’issue du recrutement ;
  • Contrôle des antécédents criminels, des références et des emplois ;
  • Communication au sujet de vos questions, demandes, candidatures ou envoi de notices importantes ;
  • Respect de la législation en vigueur et des obligations contractuelles ; et
  • Réalisation d’enquêtes sur votre expérience avec Web2pro.

Lorsque la loi l’autorise, si Web2pro a besoin d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels pour des raisons secondaires (par exemple à des fins de comparaison), l’ensemble de données sera agrégé, dépourvu d’éléments identifiables ou anonymes avant cette utilisation ou cette divulgation.

Après avoir fourni vos renseignements personnels à Web2pro par l’environnement Workday, nous les ajouterons à la base de données des candidats de Web2pro et nous les utiliserons pour évaluer si vous convenez à une autre offre d’emploi chez Web2pro. Si nous décidons de vous proposer un poste, les renseignements personnels que vous fournissez pourront être intégrés au système informatique des ressources humaines de Web2pro et utilisés pour la gestion de la nouvelle embauche. Si vous rejoignez les employés de Web2pro, tous les renseignements personnels que vous avez fournis peuvent être intégrés à votre dossier d’employé et pourront être utilisés à d’autres fins associées à votre emploi, telles que:

  • L’administration de la paie, de la rémunérationet des avantages, dont la gestion des titres ;
  • L’administration des déplacements professionnels et de la relocalisation des employés ;
  • La gestion et la discipline des employés ;
  • La reconnaissance, la formation et le développement des employés ;
  • Le suivi de l’engagement de Web2pro hors employés de service (dont les intérimaires et autres non-employés);
  • L’identification des employés ;
  • Le remboursement des dépenses ;
  • La conformité et la gestion des risques ;
  • La communication d’entreprise à destination des employés ;
  • Le soutien technique et opérationnel interne ; et
  • La gestion des sites, de la sécurité, des questions sanitaires et de la sécurité de Web2pro.

Choix

Si l’on vous propose un entretien en ligne ou un enregistrement de l’entretien, vous pouvez refuser et choisir un entretien en personne ou par téléphone avec notre équipe de recrutement.

Lorsque Web2pro souhaite utiliser des renseignements personnels d’une manière qui ne serait pas directement associée aux objectifs répertoriés dans cet avis, vous aurez la possibilité de refuser cette utilisation spécifique de vos renseignements personnels. Même si vous avez choisi de refuser la divulgation de ces renseignements personnels, Web2pro se réserve le droit de les divulguer:

  • Dans la mesure et la période nécessaires pour éviter de nuire aux intérêts légitimes de Web2pro pour effectuer des promotions, des rendez-vous ou d’autres décisions similaires relatives aux emplois ;
  • À des fournisseurs de services agissant pour Web2pro, pour effectuer des tâches pour et selon les instructions de Web2pro ; ou
  • Dans les limites permises par la législation en vigueur.

Divulgation

Web2pro limite la divulgation de renseignements personnels selon le principe du besoin de connaître et conformément à cet avis, à la législation en vigueur et aux obligations contractuelles.  Web2pro prendra des mesures pour permettre la mise en place des protections appropriées avant de partager ou de divulguer des renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers.

Nous pouvons fournir vos renseignements personnels à des tiers:

  • Pour fournir des services dans le cadre du processus de recrutement de Web2pro, ainsi que pour faciliter les processus post-offre et certaines étapes du début d’une relation d’embauche. Ces tiers sont autorisés à utiliser des renseignements personnels vous concernant uniquement si cela est nécessaire pour fournir ces services ;
  • Selon la législation en vigueur, de façon à respecter une citation à comparaître ou un autre processus légal ;
  • Pour protéger nos droits ou nos biens, pour protéger votre santé et votre sécurité ou la sécurité et la santé d’autres personnes ;
  • Pour détecter et mener une enquête sur une fraude ou une activité illégale ou pour répondre à une demande émanant du gouvernement ;
  • Pour réagir à une situation d’urgence ; ou
  • Selon les besoins découlant d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente de tout ou partie de nos ressources. En pareil cas, l’entreprise responsable de la succession héritera des mêmes droits et obligations que Web2pro à l’égard de vos renseignements personnels.

Vos renseignements personnels seront également consultés par des employés ou des agents de Web2pro devant y accéder dans un cadre professionnel, et cela peut comprendre des recruteurs, le personnel des ressources humaines, le personnel des services techniques et les responsables ou leurs délégués.

Si vous devenez un employé de Web2pro, Web2pro divulgue les renseignements personnels suivants à tous ses employés: nom, titre, identification d’utilisateur fourni par la société, adresse professionnelle physique ou de courrier, numéro de téléphone professionnel, numéros de téléphone mobile fournis par la société et adresses électroniques professionnelles. Les employés de Web2pro utiliseront et divulgueront ces renseignements personnels uniquement à des fins professionnelles légitimes.

Transfert international de données

Web2pro est présente dans le monde entier. Consultez l’adresse suivante pour voir la liste des pays où Web2pro est présente: locations/. Web2pro peut transférer vos renseignements personnels aux États-Unis ou dans d’autres pays où l’entreprise ou ses fournisseurs sont présents. Cela nous permet de vous donner accès à des offres d’emploi dans le monde entier. Web2pro applique des normes de protection des données sur l’emploi conformes à cet avis dans le monde entier.

Web2pro ne transférera pas vos renseignements personnels à des tiers, sauf si ces derniers acceptent de fournir un niveau de protection de la confidentialité conforme à la législation en vigueur. D’autre part, Web2pro adhère à l’accord Privacy Shield Framework entre les États-Unis et l’Union européenne, et certifie publiquement sa conformité aux principes du Privacy Shield publiés par le département américain du commerce, pour le transfert de renseignements personnels des ressources humaines de l’Union européenne vers les États-Unis. Veuillez lire la politique Privacy Shield de Web2pro pour comprendre les principes de confidentialité suivis par Web2pro, pour ce qui concerne le transfert de renseignements personnels de l’Union européenne aux États-Unis.

Accès, correction et suppression des informations personnelles

Lorsque la législation en vigueur l’exige, Web2pro vous permettra d’accéder de façon raisonnable à vos renseignements personnels que nous détenons. Pour répondre à une demande d’accès, Web2pro peut vous demander de fournir des informations suffisantes pour confirmer votre identité, afin de localiser les informations demandées, d’identifier les inquiétudes qui ont entraîné ou motivé la demande et pour identifier les sociétés Web2pro avec lesquelles vous avez interagi et la nature des renseignements demandés.

Vous devez vous assurer que vos renseignements sont corrects et à jour et vous devez informer Web2pro en cas de modification, pour que vos renseignements personnels soient toujours fiables. Si vos renseignements personnels sont erronés ou incomplets, vous pouvez demander leur correction, dans les limites et la portée prévues par la législation en vigueur.

Vous pouvez également demander la suppression de vos renseignements personnels. Web2pro prendra des mesures raisonnables pour corriger ou supprimer vos renseignements personnels erronés ou incomplets, sauf si leur rétention est requise par la législation en vigueur, des obligations contractuelles ou les politiques de Web2pro.

Web2pro peut ne pas donner suite à votre demande d’accès, de correction ou de suppression concernant vos renseignements personnels dans certaines circonstances. Si Web2pro ne donne pas suite à votre demande d’accès, de correction ou de suppression, vous serez informé de la raison de ce refus.

Conservation des renseignements personnels

Web2pro conserve les renseignements personnels associés aux candidats à un poste conformément aux politiques et pratiques de Web2pro, à la législation en vigueur et aux obligations contractuelles.

En l’absence d’activité associée aux renseignements personnels, Web2pro peut les supprimer de sa base de données, selon les obligations politiques et la législation en vigueur concernant la conservation des données ou selon la période autorisée par la législation locale, pour évaluer si vos compétences peuvent convenir à d’autres occasions. Veuillez noter que Web2pro peut supprimer des renseignements personnels vous concernant à tout moment (y compris votre curriculum vitæ [CV]) sans raison particulière. En conséquence, nous vous conseillons de conserver une copie des renseignements personnels que vous nous fournissez.

Même si vos renseignements personnels peuvent être modifiés, Web2pro peut conserver des fichiers de sauvegarde ou inactifs des renseignements personnels incorrects ou dépassés. Ces informations peuvent être conservées pour plusieurs raisons, dont la planification de la reprise après sinistre, la résolution de conflits, le dépannage et l’application des accords. 

Comment nous protégeons vos informations

Web2pro collabore avec Workday pour s’assurer que nous utilisons des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives propres au secteur et appropriées pour protéger vos renseignements contre toute perte, mauvaise utilisation, accès ou divulgation non autorisé, altération et destruction. Même avec nos mesures de sécurité, il est impossible de garantir une sécurité à 100 % dans toutes les circonstances. Les utilisateurs de Web2pro sont responsables de protéger leurs mots de passe, identifiants d’utilisateur ou toute forme d’authentification concernant l’accès à une zone protégée par mot de passe ou sécurisée des environnements Workday. Il est de votre responsabilité exclusive d’apporter le niveau de soin approprié lorsque vous communiquez avec nous via l’environnement Workday concernant les carrières chez Web2pro.

Si vous pensez que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous pensez que la sécurité de votre compte a été compromise), veuillez avertir immédiatement Web2pro du problème à l’adresse: [email protected]. Pour votre protection et celle de vos données, Web2pro peut demander à Workday de suspendre votre utilisation du site Web sans préavis le temps de l’investigation si une brèche de sécurité est envisagée. L’accès et l’utilisation des zones protégées par mot de passe ou sécurisées d’un site de Web2pro sont restreints aux utilisateurs autorisés. L’accès non autorisé à ces zones est interdit et peut donner lieu à des poursuites judiciaires.

Modifications de l'avis de confidentialité du candidat

Cet avis peut être mis à jour de façon régulière. Vous pourrez en consulter la version mise à jour sur ce site.

Coordonnées

En cas de questions ou d’inquiétudes à propos des pratiques de confidentialité décrites dans cet avis, veuillez contacter Web2pro à l’adresse suivante: [email protected]. Vous pouvez également écrire à cette adresse:

Web2pro Corporation
ATTN: Privacy Officer (Careers)
Global Privacy Office, 3rd floor
2 National Data Plaza NE
Atlanta, GA 30329
U.S.A.

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